Ежемесячный отчёт о часах замен: что в нём должно быть

Коротко: хороший отчёт о часах замен состоит из двух частей. Итог - сколько часов заменил каждый учитель за месяц. Подробности - строка на каждый час: дата, урок, класс, предмет, кто заменял и вместо кого. Сумма в итоге точно равна числу строк в подробностях. А после отправки отчёт не меняют. Исправляют в новой версии с примечанием.

Этот отчёт обычно идёт от того, кто составляет расписание, в секретариат и тому, кто занимается зарплатой. Каждый пропущенный час - это учитель, которому не заплатили, а каждый двойной час - лишняя выплата. Поэтому отчёт должен быть простым для проверки.

Итог: строка на каждого учителя

Первая часть отвечает на вопрос, который задаёт зарплата: сколько часов у каждого. Выдуманный пример:

Рядом с итогом стоит написать и число строк в подробностях. Если написано «12 часов» и «12 строк», проверяющий знает, что отчёт полон.

Подробности: строка на каждый час

Вторая часть - это доказательство. Каждый час, который есть в итоге, есть здесь в своей строке:

Час, от которого заменяющий отказался или который был отменён, появляться не должен. В отчёт попадают только утверждённые замены.

Ошибка после отправки отчёта: исправленная версия, а не правка

Здесь многие школы застревают. Отчёт отправлен в зарплату, а потом выясняется, что одна замена не записана. Если просто изменить файл, получаются две разные версии «одного и того же» отчёта, и никто не знает, какая верна.

Правильный путь:

1. Отправленный отчёт не меняется. Он сохраняется как есть.
2. Формируют исправленный отчёт, версию 2, из актуальных данных.
3. Пишут, что исправлено, одним предложением. Например: «Добавлена замена Михаль Коэн 12-го числа месяца, урок 3, седьмой-1».
4. Исправленный отчёт показывает, что изменилось по сравнению с предыдущей версией: какие строки добавлены и какие удалены.

Так тот, кто занимается зарплатой, видит точно, в чём разница, и не сравнивает два файла строка за строкой.

Пятиминутная проверка перед передачей в зарплату

Даже когда отчёт формируется автоматически, стоит просмотреть его, прежде чем он пойдёт дальше:

• Равна ли сумма строкам? Если написано 12 часов, в подробностях 12 строк.
• Нет ли двойных строк? Один и тот же учитель, одна и та же дата и один и тот же урок не могут появиться дважды.
• Нет ли дней без уроков? Строка в дату каникул или выходного дня - признак ошибки.
• Не пропали ли учителя? Если кто-то сказал вам, что заменял, а его нет в отчёте, проверьте, была ли замена утверждена.
• Не появился ли отменённый час? Отменённая замена не должна считаться.

Если вы нашли ошибку, сейчас время для исправленной версии, до того как отчёт уйдёт в зарплату.

Чего отчёт не делает

Отчёт считает часы. Он не рассчитывает, сколько платить. Тарифы, объём ставки и правила оплаты заменяющих определяются по правилам и соглашениям, которые действуют для школы, и применяет их тот, кто занимается зарплатой. Стоит заранее уточнить у него, в каком формате ему нужен отчёт, PDF или Excel.

Как Teaching School формирует и отправляет отчёт

В Teaching School отчёт формируется из журнала замен, поэтому в конце месяца ничего не нужно вводить. Как замены записываются в журнал, объясняется в руководстве по управлению заменами.

• 1-го числа каждого месяца формируется отчёт за прошедший месяц, в час, заданный в настройках (по израильскому времени).
• Отчёт включает итог по учителям и подробности по урокам с полями из таблицы выше, в PDF и Excel.
• Он отправляется по почте составителю с файлами и сохраняется на экране «Отчёты о заменах» (в разделе «Ещё»).
• Сумма в итоге равна строкам подробностей. Эта проверка выполняется перед каждой отправкой.
• Отчёт окончательный. После формирования его нельзя изменить. «Сформировать исправленную версию» формирует новую версию из актуальных данных, просит написать, что исправлено, и показывает, что добавлено и что удалено. Предыдущая версия остаётся.
• Отправленный месяц заблокирован. Если попытаться записать или отменить замену в месяце, по которому уже есть отчёт, система просит примечание к исправлению («Месяц уже отправлен в отчёте - добавьте примечание к исправлению»), и изменение входит как исправленная версия отчёта.

Первый отчёт формируется 1-го числа месяца после месяца, в котором было опубликовано расписание. До этого экран пуст. Полная картина работы, от расписания до отчёта, есть в полном руководстве по составлению расписания.

Автор: команда Teaching · Обновлено 14 октября 2026 года.