דוח שעות מילוי מקום חודשי: מה צריך להיות בו
התשובה בקצרה: דוח שעות מילוי מקום טוב בנוי משני חלקים. סיכום - כמה שעות החליף כל מורה בחודש. פירוט - שורה לכל שעה: תאריך, שיעור, כיתה, מקצוע, מי החליף ובמקום מי. הסכום בסיכום שווה בדיוק למספר השורות בפירוט. ואחרי שהדוח נשלח, לא משנים אותו. מתקנים בגרסה חדשה עם הערה.
הדוח הזה עובר בדרך כלל ממי שמסדר את המערכת למזכירות ולמי שמטפל בשכר. כל שעה חסרה היא מורה שלא קיבל תשלום, וכל שעה כפולה היא תשלום מיותר. לכן הוא צריך להיות פשוט לבדיקה.
הסיכום: שורה לכל מורה
החלק הראשון עונה על השאלה שהשכר שואל: כמה שעות לכל אחד. דוגמה בדויה:
| מורה מחליף | שעות |
|---|---|
| דני לוי | 6 |
| מיכל כהן | 4 |
| יעל אברהם | 2 |
| סך הכול | 12 |
ליד הסכום כדאי לכתוב גם את מספר השורות בפירוט. אם כתוב "12 שעות" ו"12 שורות", הבודק יודע שהדוח שלם.
הפירוט: שורה לכל שעה
החלק השני הוא ההוכחה. כל שעה שמופיעה בסיכום מופיעה כאן בשורה משלה:
| שדה | למה הוא צריך להיות שם |
|---|---|
| תאריך | כדי לבדוק מול לוח השנה והיעדרויות |
| שיעור (שעה) | כדי להבחין בין שני שיעורים באותו יום |
| כיתה | כדי לאמת מול המערכת |
| מקצוע | כדי לדעת מה הוחלף |
| מחליף/ה | מי מקבל את השעה |
| במקום | מי נעדר |
שעה שהמחליף סירב לה, או שבוטלה, לא צריכה להופיע. רק החלפות שאושרו נכנסות לדוח.
טעות אחרי שהדוח נשלח: גרסה מתוקנת, לא עריכה
זה המקום שבו הרבה בתי ספר נתקעים. הדוח נשלח לשכר, ואז מתברר שהחלפה אחת לא נרשמה. אם פשוט משנים את הקובץ, יש שתי גרסאות שונות של "אותו" דוח, ואף אחד לא יודע איזו נכונה.
הדרך הנכונה:
- הדוח שנשלח לא משתנה. הוא נשמר כמו שהוא.
- מפיקים דוח מתוקן, גרסה 2, מהנתונים העדכניים.
- כותבים מה תוקן, במשפט אחד. למשל: "נוספה החלפה של מיכל כהן ב-12 לחודש, שיעור 3, ז1".
- הדוח המתוקן מראה מה השתנה לעומת הגרסה הקודמת: אילו שורות נוספו ואילו הוסרו.
כך מי שמטפל בשכר רואה בדיוק מה ההפרש, בלי להשוות שני קבצים שורה-שורה.
בדיקה של חמש דקות לפני שמעבירים לשכר
גם כשהדוח נבנה אוטומטית, שווה לעבור עליו לפני שהוא יוצא הלאה:
- הסכום שווה לשורות? אם כתוב 12 שעות, יש 12 שורות בפירוט.
- אין שורות כפולות? אותו מורה, אותו תאריך ואותו שיעור לא יכולים להופיע פעמיים.
- ימים בלי לימודים? שורה בתאריך של חופשה או של יום שבתון היא סימן לטעות.
- מורים שחסרים? אם מישהו אמר לכם שהחליף, ואינו בדוח, בדקו אם ההחלפה אושרה.
- השעה שבוטלה לא מופיעה? החלפה שבוטלה לא צריכה להיספר.
אם מצאתם טעות, זה הזמן לגרסה מתוקנת, לפני שהדוח עובר לשכר.
מה הדוח לא עושה
הדוח מונה שעות. הוא לא מחשב כמה לשלם. תעריפים, היקפי משרה וכללי שכר לממלאי מקום נקבעים לפי הכללים וההסכמים שחלים על בית הספר, ומי שמטפל בשכר מיישם אותם. כדאי לבדוק איתו מראש באיזה פורמט הוא רוצה לקבל את הדוח, PDF או Excel.
איך Teaching School בונה ושולחת את הדוח
ב-Teaching School הדוח נבנה מהיומן של מילוי המקום, כך שאין מה להקליד בסוף החודש. איך ההחלפות נרשמות ביומן מוסבר במדריך לניהול מילוי מקום.
- ב-1 לכל חודש נבנה דוח על החודש שחלף, בשעה שקובעים בהגדרות (שעון ישראל).
- הדוח כולל סיכום לפי מורה ופירוט שיעורים, עם השדות שבטבלה למעלה, ב-PDF וב-Excel.
- הוא נשלח במייל למסדר עם הקבצים, ונשמר במסך "דוחות מילוי מקום" (תחת "עוד").
- הסכום בסיכום שווה לשורות הפירוט. זו בדיקה שרצה לפני כל שליחה.
- הדוח סופי. אחרי שנבנה, אי אפשר לשנות אותו. "בניית גרסה מתוקנת" בונה גרסה חדשה מהנתונים העדכניים, מבקשת לכתוב מה תוקן, ומראה מה נוסף ומה הוסר. הגרסה הקודמת נשארת.
- חודש שדווח נעול. אם מנסים לרשום או לבטל החלפה בחודש שכבר יש לו דוח, המערכת מבקשת הערת תיקון ("החודש כבר דווח - הוסיפו הערת תיקון"), והשינוי נכנס כגרסה מתוקנת של הדוח.
הדוח הראשון נבנה ב-1 לחודש שאחרי חודש שבו פורסמה מערכת שעות. עד אז המסך ריק. את התמונה המלאה של העבודה, ממערכת השעות ועד הדוח, יש במדריך המלא לבניית מערכת שעות.
שאלות נפוצות
מה צריך להופיע בדוח שעות מילוי מקום?
סיכום של מספר השעות לכל מורה מחליף, ופירוט של כל שעה: תאריך, שיעור, כיתה, מקצוע, מי החליף ובמקום מי. הסכום בסיכום צריך להיות שווה למספר השורות בפירוט.
מה עושים אם גילינו טעות אחרי שהדוח נשלח?
לא עורכים את הדוח הקיים. מפיקים דוח מתוקן, גרסה חדשה, עם הערה שמסבירה מה תוקן. הגרסה הקודמת נשמרת כמו שהייתה.
האם הדוח של Teaching School מחשב תשלום לממלאי מקום?
לא. הדוח מונה שעות ומפרט אותן. את התשלום מחשב מי שמטפל בשכר, לפי הכללים שחלים על בית הספר.
מתי נבנה הדוח החודשי ב-Teaching School?
ב-1 לכל חודש, על החודש שחלף, בשעה שקובעים בהגדרות. הוא נשלח במייל למסדר ונשמר במסך 'דוחות מילוי מקום'.
נכתב על ידי צוות Teaching · עודכן ב-14 באוקטובר 2026.
להתחיל בחינם: חינם עד פרסום המערכת הראשונה
רוצים דוח שמוכן לבד ב-1 לחודש? ב-Teaching School כל החלפה שאושרה נכנסת ליומן, והדוח ב-PDF וב-Excel נבנה ממנו.
ל-Teaching School