تقرير ساعات الاستبدال الشهري: ماذا ينبغي أن يتضمن

الجواب المختصر: يتألف تقرير ساعات الاستبدال الجيد من جزأين. ملخص - كم ساعة استبدل كل معلم في الشهر. وتفصيل - صف لكل ساعة: التاريخ، والحصة، والصف، والمادة، ومن استبدل وبدلًا عمّن. المجموع في الملخص يساوي بالضبط عدد الصفوف في التفصيل. وبعد إرسال التقرير لا يُغيَّر. يُصحَّح في نسخة جديدة مع ملاحظة.

ينتقل هذا التقرير عادةً من منسّق الجدول إلى السكرتارية وإلى من يتولى الأجور. كل ساعة ناقصة معلم لم يُدفع له، وكل ساعة مكررة دفعة لا لزوم لها. ولذلك ينبغي أن يكون سهل الفحص.

الملخص: صف لكل معلم

الجزء الأول يجيب عن السؤال الذي تسأله الأجور: كم ساعة لكل واحد. مثال مختلَق:

بجانب المجموع يحسن أن تكتبوا أيضًا عدد الصفوف في التفصيل. فإن كُتب «12 ساعة» و«12 صفًا» عرف المدقق أن التقرير كامل.

التفصيل: صف لكل ساعة

الجزء الثاني هو الإثبات. كل ساعة تظهر في الملخص تظهر هنا في صف خاص بها:

الساعة التي رفضها البديل، أو التي أُلغيت، لا ينبغي أن تظهر. فقط حالات الاستبدال التي تمت الموافقة عليها تدخل التقرير.

غلطة بعد إرسال التقرير: نسخة مصحَّحة، لا تعديل

هنا تتعثر مدارس كثيرة. أُرسل التقرير إلى الأجور، ثم يتبيّن أن استبدالًا واحدًا لم يُسجَّل. إذا غيّرتم الملف ببساطة، توجد نسختان مختلفتان من «التقرير نفسه»، ولا يعرف أحد أيهما الصحيحة.

الطريقة الصحيحة:

1. التقرير الذي أُرسل لا يتغير. يبقى محفوظًا كما هو.
2. تُصدرون تقريرًا مصحَّحًا، النسخة 2، من البيانات المحدَّثة.
3. تكتبون ما صُحّح، في جملة واحدة. مثلًا: «أُضيف استبدال لميخال كوهين في 12 من الشهر، الحصة 3، السابع 1».
4. يُظهر التقرير المصحَّح ما تغيّر مقارنة بالنسخة السابقة: أي الصفوف أُضيفت وأيها أُزيلت.

وهكذا يرى من يتولى الأجور بالضبط ما الفرق، دون مقارنة ملفين صفًا صفًا.

فحص من خمس دقائق قبل الإحالة إلى الأجور

حتى حين يُبنى التقرير تلقائيًا، يحسن مراجعته قبل أن يمضي:

• هل المجموع يساوي الصفوف؟ إذا كُتب 12 ساعة ففي التفصيل 12 صفًا.
• لا صفوف مكررة؟ المعلم نفسه والتاريخ نفسه والحصة نفسها لا يمكن أن يظهروا مرتين.
• أيام بلا دراسة؟ صف في تاريخ عطلة أو يوم راحة علامة على غلطة.
• معلمون ناقصون؟ إذا قال لكم أحدهم إنه استبدل وليس في التقرير، فافحصوا هل تمت الموافقة على الاستبدال.
• هل الساعة الملغاة لا تظهر؟ الاستبدال الذي أُلغي لا ينبغي أن يُحتسب.

وإذا وجدتم غلطة فهذا وقت النسخة المصحَّحة، قبل أن يمضي التقرير إلى الأجور.

ما لا يفعله التقرير

التقرير يعدّ الساعات. ولا يحسب كم يُدفع. التعرفات وحجم الوظيفة وقواعد الأجور للبدلاء تُحدَّد بحسب القواعد والاتفاقات السارية على المدرسة، ومن يتولى الأجور يطبّقها. ويحسن أن تسألوه مسبقًا بأي صيغة يريد أن يتلقى التقرير، PDF أم Excel.

كيف تبني Teaching School التقرير وترسله

في Teaching School يُبنى التقرير من سجل الاستبدال، ولذلك لا شيء يُكتب في نهاية الشهر. كيف تُسجَّل حالات الاستبدال في السجل مشروح في دليل إدارة الاستبدال.

• في 1 من كل شهر يُبنى تقرير عن الشهر المنصرم، في الساعة المحددة في الإعدادات (بتوقيت إسرائيل).
• يتضمن التقرير ملخصًا بحسب المعلم وتفصيلًا للحصص، بالحقول الواردة في الجدول أعلاه، بصيغتي PDF وExcel.
• يُرسَل بالبريد الإلكتروني إلى المنسّق مع الملفين، ويُحفظ في شاشة «تقارير الاستبدال» (تحت «المزيد»).
• المجموع في الملخص يساوي صفوف التفصيل. وهذا فحص يجري قبل كل إرسال.
• التقرير نهائي. بعد بنائه لا يمكن تغييره. «إعداد إصدار مصحَّح» يبني نسخة جديدة من البيانات المحدَّثة، ويطلب أن تكتبوا ما صُحّح، ويُظهر ما أُضيف وما أُزيل. وتبقى النسخة السابقة.
• الشهر الذي أُبلغ عنه مقفل. إذا حاولتم تسجيل استبدال أو إلغاءه في شهر له تقرير بالفعل، يطلب النظام ملاحظة تصحيح («تم إصدار تقرير هذا الشهر بالفعل - أضيفوا ملاحظة تصحيح»)، ويدخل التغيير كنسخة مصحَّحة من التقرير.

يُبنى التقرير الأول في 1 من الشهر الذي يلي شهرًا نُشر فيه جدول دراسي. وإلى ذلك الحين تكون الشاشة فارغة. الصورة الكاملة للعمل، من الجدول الدراسي إلى التقرير، في الدليل الكامل لبناء الجدول الدراسي.

كتبه فريق Teaching · حُدّث في 14 أكتوبر 2026.