Замены учителей в школе: как управлять ими без телефонных звонков

Коротко: управление заменами в школе работает, когда есть четыре постоянных шага: раннее сообщение об отсутствии, предложение заменяющего по известным правилам, подтверждение заменяющего и учёт каждого часа. Когда каждый шаг происходит в одном месте, заканчивается цепочка звонков в семь утра, а в конце месяца есть точный список для зарплаты.

Это руководство подходит завучам, координаторам расписания и всем, кто держит телефон «кто сегодня заменяет». Оно предполагает, что есть опубликованное расписание. Если его нет, начните с полного руководства по составлению расписания.

Кто сообщает и как

Первое правило: чем раньше сообщение, тем легче найти заменяющего. Отсутствие, известное в воскресенье на среду, - небольшая проблема. Отсутствие, обнаруженное в половине восьмого утра, - кризис.

Есть два способа сообщить, и оба должны приходить в одно место:

• Учительница сообщает сама. В Teaching School это делается с телефона, в её личном кабинете, в разделе «Меня не будет в школе»: дата, весь день или определённые уроки. Тот, кто составляет расписание, получает уведомление, а учительница потом видит, кто заменяет её на каждом уроке.
• Составитель сообщает за неё. Когда учительница звонит и говорит, что заболела, составитель открывает «Сообщить об отсутствии», выбирает учительницу, дату или несколько дней, весь день или только определённые уроки и нажимает «Сообщить и подобрать замены». Можно добавить причину, и видит её только тот, кто руководит школой.

Сразу после сообщения система находит все уроки учительницы в эти дни по опубликованному расписанию. Не нужно искать в таблице, что у неё было в среду на третьем уроке.

Как выбирать заменяющего

Выбор заменяющего «по тому, кто берёт трубку» создаёт две проблемы: одни и те же три учителя заменяют постоянно, а уроки заполняет учитель, который не знает материал. Лучше работать по постоянным правилам и опубликовать их для коллектива.

Шаг 1 - отсев. Кто вообще может:

• Свободен в этот час (нет урока и нет отсутствия)
• Выполняет собственные ограничения (например, не недоступен в этот день и ещё не достиг максимума часов в день)

Шаг 2 - ранжирование. Из свободных - кто подходит лучше. В Teaching School каждый кандидат получает балл:

Выдуманный пример: учительница математики в восьмом-2 отсутствует на третьем уроке. Дани свободен, преподаёт математику и имеет квалификацию для восьмых классов: 3+2, то есть 5 баллов. Михаль свободна, преподаёт литературу, имеет квалификацию для восьмых классов и является классным руководителем восьмого-2: 2+2, то есть 4 балла. Дани предлагается первым, а Михаль после него. На экране рядом виден балл и причины, поэтому решение прозрачно и не выглядит произвольным.

Последний пункт, справедливость, важнее, чем кажется. Он подталкивает к тому, чтобы замены распределялись между учителями в течение месяца, а не падали каждый раз на одного и того же человека.

Подтверждение касанием и ответ «да/нет» от заменяющего

После предложения системы составитель видит таблицу всех уроков за день, которым нужна замена, и для каждого урока:

• «Утвердить» - предложенный заменяющий получает письмо с уроком (дата, урок, класс, предмет, вместо кого) и двумя кнопками: «Да, я заменю» или «Нет, не смогу». Без пароля и без входа. Ссылка действует до начала урока.
• «Подтверждено по телефону» - когда вы договорились устно, вы отмечаете, что утверждено.
• «Следующий кандидат» - после отказа переходите к следующему кандидату в рейтинге.
• «Выбрать замену» - вручную выбираете из списка свободных.

Тот, кто хочет меньше касаний, может включить «Автоматически утверждать первое предложение». Первое предложение по каждому уроку отправляется заменяющему без касания, заменяющему всё равно нужно ответить «да», а отказы возвращаются составителю.

Вверху экрана есть итог дня: сколько уроков, сколько утверждено, сколько ожидает, сколько без заменяющего. Если отсутствие отменено или определённый час больше не нужен, вы отменяете его, и заменяющий получает уведомление.

Урок без заменяющего: не прятать

Иногда нет ни одного свободного учителя. Типичная ошибка - оставить это в чьей-то голове. Такой урок должен быть виден всем, чтобы кто-то решил, что с ним происходит.

В Teaching School урок без кандидата помечается «Замена не найдена» и остаётся на экране, он не теряется. Отсутствующая учительница тоже видит у себя «Замены пока нет, школа знает». Что делать с уроком на практике (объединить классы, отпустить пораньше, другой урок) - решение школы по её правилам.

Короткая инструкция для коллектива

Правила работают, только когда все их знают. Стоит в начале года отправить коллективу инструкцию в несколько строк. Образец текста:

Замены у нас: тот, кто знает, что будет отсутствовать, сообщает сразу, с телефона, а не в личном сообщении. Заменяющий выбирается по постоянным правилам: свободен, знает предмет или класс, и справедливое распределение между учителями в течение месяца. Тот, кто получил запрос, отвечает «да» или «нет» по ссылке как можно быстрее. Каждая утверждённая замена записывается и попадает в ежемесячный отчёт.

Типичные ошибки

• Подтвердить по телефону и не записать. Замена состоялась, но в отчёт не попала, и заменяющий не получает за неё оплату.
• Всегда предлагать одних и тех же учителей. Они выгорают, а остальные не учатся заменять. Поэтому есть правило справедливости.
• Ждать утра. Отсутствие, известное заранее, нужно вводить заранее.
• Оставлять урок «в воздухе». Урок без заменяющего требует решения, а не надежды.

Что остаётся на конец месяца

Каждая утверждённая замена записывается в журнал: дата, урок, класс, предмет, кто отсутствовал, кто заменял, кто утвердил и когда. Из этого журнала в конце месяца формируется отчёт для зарплаты, без повторного ввода. Что должно быть в таком отчёте, объясняется в руководстве по отчёту о часах замен.

А если вы ещё сравниваете инструменты, стоит спросить каждого поставщика, как он работает с заменами. У нас есть 8 вопросов перед выбором программы для школьного расписания.

Автор: команда Teaching · Обновлено 14 октября 2026 года.