Учёт учеников для преподавателя музыки: календарь, отмены, оплата

Коротко: у преподавателя музыки основная работа - регулярный еженедельный урок, поэтому хороший учёт начинается с календаря, где каждый ученик «сидит» на своём месте, и вам не нужно записывать его каждую неделю. Сверху два простых правила: до какого момента отменяют без оплаты и как платят - помесячно или абонементом. Когда эти три вещи понятны, вам остаётся заниматься только исключениями: праздник, выступление, заболевший ученик.

Чем отличается преподаватель музыки

Частный репетитор по математике получает много обращений перед контрольной, а потом тишина. У преподавателя фортепиано, гитары или скрипки картина другая:

• Регулярный еженедельный урок в течение года. Тот же ученик, тот же день, тот же час. Гораздо меньше вопросов «когда вам удобно на этой неделе?».
• Повторяющиеся отмены. Другой кружок сдвинулся, школьная поездка, болезнь. Без чёткого правила каждая отмена превращается в переговоры.
• Выступления и репетиции. Перед концертом иногда нужен дополнительный или длинный урок, а после выступления бывает спокойная неделя.
• Долгие каникулы. Праздники, летние каникулы и, возможно, ваш отпуск. Регулярные уроки должны их «перепрыгивать», не стирая весь план.
• Ансамблевые уроки. Два или три ученика вместе, по другой цене, чем индивидуальный урок.

Поэтому преподавателю музыки от инструмента учёта нужен прежде всего недельный календарь с регулярными уроками, а затем сбор оплаты, который с ним согласован. Что ещё стоит иметь в таком инструменте, вы найдёте в статье приложение для учёта учеников репетитора.

Недельный календарь: регулярный урок и свободные места

В Teaching календарь находится в модуле «Студия», который включается в настройках. По умолчанию он выключен, и тот, кто его не включает, не видит никаких изменений.

Регулярный урок

Вы выбираете ученика, день недели и час. Система создаёт уроки на ближайшие 12 недель, а каждую ночь добавляет новые, без дублей. Несколько вещей, которые важно знать:

• Будущий урок - не долг. Урок попадает в долг ученика только после того, как состоялся.
• Изменение дня или часа (например, ученик перешёл с кружка по вторникам на среду) сдвигает будущие уроки. Уроки, которые вы уже изменили вручную, не сдвигаются.
• Праздник или ваш отпуск: вы отменяете урок в календаре. Отмена преподавателем всегда освобождает от оплаты, а остальные регулярные уроки продолжаются.

Свободные места для уроков-отработок

Перед выступлением или когда ученик отменил вовремя и хочет отработать, можно открыть «свободное время»: диапазон часов, в котором ученики сами записываются на урок по своей личной ссылке. Его можно открыть на каждую неделю в постоянный день или только на определённый день. Подробности, включая зачёты на отработку, читайте в статье запись на онлайн-уроки.

Ансамблевые уроки: в свободном времени можно задать, сколько учеников могут записаться на один и тот же час. Ученики, выбравшие один час, присоединяются к одному уроку, а цена определяется по числу участников - групповой тариф, когда учеников больше одного.

Перед выступлением или концертом

В недели перед выступлением ученики иногда хотят дополнительный урок. Вместо того чтобы договариваться с каждым по телефону, откройте «свободное время в определённый день» - например, четверг во второй половине дня в неделю перед выступлением - и сообщите ученикам, что в нём можно записаться. Обратите внимание: если правило зачётов включено, ученику для самостоятельной записи нужен зачёт; правило можно выключить в настройках или записать урок за него самим. Такой урок записывается как любой другой и попадает в долг после того, как состоялся. После выступления, если вы даёте неделю отдыха, отмените регулярные уроки этой недели в календаре.

Телефон и компьютер

Большинство преподавателей музыки смотрят на календарь между уроками, на телефоне. Планируют неделю вечером, на компьютере. Календарь рассчитан на обе ситуации:

Отмены: одно правило вместо спора каждую неделю

В настройках Студии вы задаёте, за сколько часов до урока можно отменить без оплаты (по умолчанию 24). Дальше всё происходит автоматически:

• Отмена вовремя: урок отмечается «Отменён», оплаты нет, и по правилу ученик получает зачёт на урок-отработку.
• Поздняя отмена: урок остаётся и оплачивается как состоявшийся. Если вы хотите уступить (например, ученик болел), вы сами отменяете урок в календаре.

Ученик видит правило до того, как нажимает «Отменить урок»: экран заранее говорит ему, вовремя ли отмена или с опозданием. Так родитель знает, что произойдёт, до отмены, а не после. Полную формулировку правил стоит записать и в ваших условиях, смотрите условия для индивидуальных уроков.

Помесячный сбор и абонемент

Для регулярного еженедельного урока есть два распространённых способа сбора оплаты. Единственно верного ответа нет, и их можно сочетать.

Помесячный сбор

В конце месяца каждый состоявшийся урок и каждая поздняя отмена находятся в долге ученика на экране «Сбор оплаты». Оттуда вы отправляете родителю готовое сообщение в WhatsApp со списком уроков и суммой, а когда родитель платит, отмечаете «Оплачено». Система не отправляет сама: открывается WhatsApp с сообщением, а вы нажимаете «отправить».

Пример (числа только для примера): ученица по фортепиано, урок каждый понедельник, 120 ₪ за урок. В месяце было четыре урока, один из них отменён вовремя. Долг в конце месяца: три урока, 360 ₪.

Подробнее о способах сбора и напоминаниях: как собирать оплату за индивидуальные уроки.

Абонемент

Родитель платит вперёд за несколько уроков, например десять. В окне «Доступ» ученика вы создаёте абонемент и отмечаете его оплаченным. С этого момента он покрывает уроки ученика с того дня, как был создан, от старых к новым, а цена делится между ними точно. Когда остаётся один урок, в ленте ученика появляется пометка «Абонемент скоро закончится», чтобы вы могли вовремя попросить следующий. Когда стоит работать по абонементу, смотрите абонемент на уроки.

Что видит родитель: в личной ссылке ученика есть «Задолженность» по тому же расчёту, который вы видите на экране сбора оплаты. Сама оплата происходит напрямую с вами.

Автор: команда Teaching · Обновлено 14 октября 2026 года. Числовые примеры приведены только для иллюстрации.