Приложение для учёта учеников репетитора: что в нём важно

Коротко: приложение для учёта учеников частного репетитора должно выполнять шесть задач: записывать урок за несколько секунд с телефона, хранить учеников и родителей в одном месте, считать долг каждого ученика и готовить напоминание об оплате, вести историю, которую можно исправлять и выгружать, помогать с расписанием и отменами и защищать данные учеников. Приложение, которое делает только часть из этого, оставит вас с блокнотом или таблицей сбоку, а именно там и появляются пробелы.

В этом руководстве мы разбираем каждую из задач, объясняем, что проверить перед выбором, и заканчиваем чек-листом, по которому можно сверить любой инструмент. В каждом разделе мы также показываем, как с этим справляется Teaching, система, которую мы создаём для частных преподавателей, чтобы вы могли сравнить сами.

6 задач, которые должно выполнять приложение частного репетитора

Есть и седьмая задача, не обязательная, но заметная: помочь новым ученикам вас найти.

1. Запись урока за секунды с телефона

Любой способ учёта ломается в одном и том же месте: в записи. Если запись урока занимает полторы минуты, её откладывают на вечер, а вечером забывают. Что забыто, то не оплачено.

Что проверить:

• Подставляется ли сегодняшняя дата по умолчанию?
• Появляются ли часы, в которые вы обычно занимаетесь, в виде кнопок, без ввода с клавиатуры?
• Цена выставляется сама по типу урока или её нужно вводить каждый раз?
• Урок с двумя учениками: понимает ли приложение само, что это групповой урок по другой цене?

Как это работает в Teaching: экран «Запись урока» открывается на сегодняшней дате. Вы выбираете быстрый час (кнопки, которые задаёте в настройках) или «другой час» и отмечаете учеников в колонках классов. Отмечен один ученик? Это индивидуальный урок. Два и больше? Групповой. Тариф определяется по числу участников, поэтому цену никто не вводит. Вы нажимаете «Записать урок», и всё.

2. Ученики, классы и родители в одном месте

Частный репетитор говорит о деньгах не с учеником, а с родителем. Поэтому карточка ученика без имени и телефона родителя - это половина карточки.

Что проверить:

• Для каждого ученика: имя, имя родителя, телефон и электронная почта.
• Группировка по классам, параллелям или группам, так, как вы думаете о своих учениках.
• Что происходит с ушедшим учеником: удаляется ли он вместе с историей или остаётся в архиве?
• Нужно ли нажимать «сохранить» или каждое изменение сохраняется сразу?

Как это работает в Teaching: экран «Классы» показывает колонку для каждого класса и карточку для каждого ученика с именем, родителем, телефоном и электронной почтой. Ученика можно перетащить из класса в класс. Каждое изменение сохраняется сразу, без кнопки «сохранить», поэтому ничего не теряется при переходе между телефоном и компьютером. Ученик с историей уходит в архив и не удаляется. Для каждого ученика можно также выбрать язык сообщений родителю: иврит, английский, русский или арабский.

3. Долг и сбор оплаты с напоминаниями

Именно ради этого большинство репетиторов вообще ищут приложение. На вопрос «сколько мне кто должен?» нужно получать ответ за секунду, без подсчётов.

Что проверить:

• Список всех, кто должен, с суммой и числом уроков.
• Готовое напоминание с расшифровкой уроков и суммой, которое открывается в WhatsApp, SMS или по электронной почте.
• Возможность редактировать текст сообщения.
• Отметка об оплате конкретных уроков, а не только «оплачено всё».

Как это работает в Teaching: на экране «Сбор оплаты» есть карточка для каждого ученика с открытым долгом: сумма и число уроков. Касание «WhatsApp» открывает ваш WhatsApp с готовым сообщением, в котором есть имя родителя, имя ученика, список уроков и сумма. То же самое для «SMS» и «электронной почты». Система не отправляет от вашего имени: вы видите сообщение и сами нажимаете «отправить». Текст для каждого канала вы редактируете в настройках и всегда можете вернуть текст по умолчанию. Когда родитель платит, «Отметить оплату» позволяет выбрать оплаченные уроки и отметить их как оплаченные.

Teaching не собирает деньги за вас и не выдаёт родителям квитанции. Родитель платит вам напрямую, так, как вы договорились.

Как построить полноценную систему сбора оплаты, от дат платежей до того, что делать, если родитель не отвечает, объясняется в руководстве как собирать оплату за индивидуальные уроки.

4. История, изменение цены и экспорт

Жизнь не так аккуратна, как таблица. Урок сократили, вы сделали скидку, урок отменили после оплаты, родитель заплатил и потом попросил отменить. Хорошее приложение позволяет исправить всё это, не ломая расчёт.

Что проверить:

• История по каждому ученику с фильтром по месяцу и итогом: что оплачено, а что нет.
• Изменение цены отдельного урока, которое перекрывает обычный тариф.
• Отмена урока, который остаётся в истории и не удаляется.
• Экспорт в Excel для бухгалтера или для резервной копии.
• Изменение тарифа: что происходит со старыми уроками, которые ещё не оплачены?

Как это работает в Teaching: на экране «История» вы выбираете класс и ученика и видите все уроки, с итогом оплаченных и неоплаченных и фильтром по месяцу. Отсюда можно «Изменить цену», «Отменить оплату» и «Отменить урок». Отменённый урок остаётся в истории как «отменён» и не оплачивается, а если он уже был оплачен, сумма сохраняется как переплата. Мы разбирали это в статье урок отменён после оплаты.

«Экспорт в Excel» создаёт файл с направлением письма справа налево: дата, время, ученик, класс, родитель, телефон, тип урока, тариф, статус и дата оплаты. А когда вы меняете тариф в настройках, новые уроки записываются по новому тарифу, оплаченные уроки и уроки, цену которых вы изменили вручную, не меняются, а вы выбираете, останутся ли ещё не оплаченные уроки по старому тарифу или перейдут на новый.

Тем, кто сегодня работает с таблицей и думает о переходе, пригодится статья учёт оплат учеников в Excel и когда пора переходить на приложение.

5. Само-расписание: календарь, отмены и отработки

Репетитор с 15 постоянными учениками, сам того не замечая, ведёт небольшое расписание. Каждая отмена, перенос и урок-отработка проходят через личный WhatsApp.

Что проверить:

• Постоянный еженедельный урок, который создаётся в календаре сам, без повторного ввода каждую неделю.
• Правила отмены, которые приложение применяет само: за сколько часов, и что происходит при поздней отмене.
• Свободные часы, на которые ученики могут записаться сами.
• Уроки-отработки с ограничением, чтобы они не съедали неделю.
• Способ для ученика увидеть свои уроки без создания аккаунта.

Как это работает в Teaching: всё это находится в модуле «Студия», который необязателен и по умолчанию выключен. Кто его не включает, не видит никаких изменений. Кто включает, получает:

• Еженедельный урок: вы выбираете ученика, день и час, и система создаёт уроки на ближайшие 12 недель. Урок попадает в долг только после того, как состоялся.
• Правила отмены: по умолчанию отмена без оплаты возможна не позже чем за 24 часа до урока. Более поздняя отмена остаётся платной, и от оплаты всегда можно освободить из календаря.
• Зачёты на отработку: отмена в срок даёт ученику зачёт, чтобы записаться на другой урок, со сроком действия (по умолчанию 30 дней) и максимальным числом открытых зачётов (по умолчанию 2).
• Свободные часы: диапазоны часов, на которые ученики записываются сами, с вместимостью для каждого часа.
• Личная ссылка для каждого ученика: без пароля. Ученик видит свои уроки, отменяет их по правилам, записывается на отработку и подписывает ваши условия участия.
• Абонемент: набор уроков, оплаченный заранее, который покрывает следующие уроки.

Всё это можно попробовать на «тестовом ученике», который не учитывается в долгах, в экспорте и в сообщениях родителям. О самих правилах мы писали в статьях правила отмены индивидуальных уроков и запись на онлайн-уроки.

6. Чтобы вас находили: публичный профиль и новые ученики

Хорошо вести существующих учеников - это половина работы. Вторая половина - чтобы новые ученики вас находили.

Что проверить:

• Публичная страница, которой можно поделиться по ссылке.
• Появление в поиске по району и предмету.
• Контроль над тем, что показывается, и главное: чтобы ваш точный адрес не отображался.

Как это работает в Teaching: на экране «Публичный профиль» вы включаете показ в портале и заполняете короткий заголовок, предметы, возрастные группы, формат уроков, номер WhatsApp для обращений, адрес и радиус. Родители и ученики ищут на teaching.co.il по адресу и предмету и получают результаты по диапазонам расстояния, а не по адресу. Ваш точный адрес никогда не показывается. У каждого профиля есть постоянная ссылка, которую можно скопировать и отправить. Показ в портале доступен на Профессиональном тарифе, а также в пробный период.

Что написать в профиле, чтобы он приводил обращения, описано в статье профиль репетитора, который приводит обращения, а подробности о портале есть на странице для преподавателей.

Приватность и защита данных об учениках

В приложении для учёта учеников хранятся имена детей, телефоны родителей и данные об оплатах. Это личная информация. Закон о защите частной жизни и положения о защите информации занимаются именно этим, а что именно относится к вам, зависит от объёма и способа хранения информации. По этому вопросу стоит посоветоваться со специалистом.

Что можно проверить самостоятельно в любом приложении:

• Кто видит данные? Данные каждого репетитора должны быть отделены от данных других репетиторов.
• Что показывается публично? Если есть публичный профиль, что именно в нём видно?
• Ссылки, отправляемые ученикам: что в них содержится?
• Что происходит, когда вы уходите? Можно ли выгрузить всё? Удаляются ли данные по вашей просьбе?

Как это работает в Teaching: данные каждого репетитора отделены от данных других репетиторов даже на уровне базы данных. Портал не показывает ваш точный адрес, а телефон открывается только по касанию. Личная ссылка ученика в Студии содержит только случайный идентификатор, без имени, почты и телефона. При отмене подписки аккаунт переходит в режим «только чтение», а просмотр и экспорт остаются доступными всегда. Удаление аккаунта блокирует его сразу, а после короткого ожидания данные удаляются безвозвратно. Счета и записи об оплатах хранятся, как требует закон, без идентифицирующих данных.

Ещё несколько мелочей, которые имеют значение

• Работает на телефоне и на компьютере. Вы записываете с телефона между уроками, а вечером просматриваете месяц на компьютере.
• Установка на главный экран. Teaching открывается в браузере, и его можно установить на устройство, чтобы открывать одним касанием, не вводя адрес.
• Тёмная тема для работы вечером.
• Язык. Интерфейс доступен на иврите, английском, русском и арабском.

Типичные ошибки при выборе приложения

• Выбирать по списку функций, а не по телефону. Большая часть записей делается между уроками, стоя. Попробуйте в первый же день записать настоящий урок с телефона, и вы быстро поймёте, выдержит ли приложение.
• Выбирать общий инструмент для записи на приём. Календарь записи знает, когда урок, но не знает, сколько должен каждый родитель. Без долга и сбора оплаты блокнот возвращается.
• Переносить всю историю за один день. Это не нужно. Начните с уроков этой недели, а старые долги закрывайте параллельно со старым способом.
• Не проверять, как из приложения выйти. Прежде чем вводить данные, убедитесь, что их можно выгрузить, даже если вы перестали платить.

Переход за неделю: как начать в Teaching

1. Зарегистрируйтесь. Вы выбираете «Частный репетитор», вводите почту и пароль. Сразу начинается пробный период 30 дней, без банковской карты.
2. Три начальных шага. Имя, которое видят родители, и два тарифа, индивидуальный и групповой. Затем название первого класса. Публичный профиль можно оставить на потом.
3. Добавьте учеников на экране «Классы»: имя, имя родителя, телефон и почта. Для начала достаточно учеников этой недели.
4. Запишите сегодняшний урок на экране «Запись урока».
5. В конце недели откройте экран «Сбор оплаты», посмотрите, кто сколько должен, и отправьте первое сообщение.
6. Позже, если захотите, включите публичный профиль или включите Студию.

Чек-лист выбора приложения для учёта учеников

Скопируйте список и сверьте с ним каждый инструмент. Рядом с каждым пунктом мы отметили, как отвечает Teaching.

Последние строки так же важны. Если вам нужно, чтобы приложение списывало деньги с карты родителя или выдавало квитанции, Teaching сегодня этого не делает, и лучше знать об этом до начала.

Сколько это стоит

В Teaching три тарифа:

• Бесплатный: до 5 активных учеников, без карты и без оплаты. Не отображается в портале для учеников.
• Базовый: учёт уроков, долгов и сбор оплаты, без ограничения числа учеников. Не отображается в портале.
• Профессиональный: всё, что есть в Базовом, и дополнительно показ в портале для учеников.

Цены показаны на экране «Моя подписка» и включают НДС. Регистрация начинается с 30 дней пробного периода на Профессиональном тарифе, без банковской карты. Кто не вводит карту, по окончании пробного периода переходит на бесплатный тариф, без блокировки и без потери данных. Переходить между тарифами можно в любой момент.

Автор: команда Teaching · Обновлено 14 октября 2026 года. Информация о Законе о защите частной жизни носит общий характер, сверена с «Коль Зхут» в октябре 2026 года и не является юридической консультацией.