Учёт оплат учеников в Excel - и когда переходить на приложение

Короткий ответ: таблице учёта оплат учеников нужна строка на каждого ученика в каждом уроке и десять столбцов: дата, время, ученик, класс, родитель, телефон, тип урока, тариф, статус и дата оплаты. С одной формулой SUMIFS вы получаете долг каждого ученика. Excel вполне достаточен для преподавателя с небольшим числом учеников, который записывает с компьютера. Когда запись переходит на телефон и добавляются групповые уроки, таблица начинает ломаться.

Рекомендуемый шаблон таблицы

Самый важный принцип: одна строка на каждого ученика в каждом уроке, а не строка на каждый урок. В групповом уроке с тремя учениками будет три строки, потому что каждая семья платит отдельно и каждая может платить в разное время.

Несколько практических замечаний:

• Единое написание имён. «Ноа Леви» и «Ноа Леви» (с двойным пробелом) для формулы - две разные ученицы. Стоит поставить в столбце C выпадающий список (проверку данных) из листа учеников.
• Статус из закрытого списка. В столбце I тоже лучше выпадающий список ровно с двумя значениями, чтобы не появлялись «Оплачено.», «Оплатили» и «V».
• Тариф в строке, а не в формуле. Если цена урока была особой (сдвоенный урок, скидка для братьев и сестёр), записывайте фактическую сумму. Так будущее изменение тарифа не меняет задним числом уроки, которые уже состоялись.
• Индивидуальный и групповой. Если у вас два тарифа, следите за тем, чтобы столбцы G и H обновлялись в зависимости от числа участников. О различиях между двумя видами уроков и о том, как назначать цену каждому, мы писали в статье индивидуальный или групповой урок?.

Формула для суммы долга каждого ученика

Чтобы узнать, сколько должен каждый ученик, откройте второй лист, «Итоги», с именем ученика в столбце A. В столбце B поставьте:

=SUMIFS(Лист1!H:H, Лист1!C:C, A2, Лист1!I:I, "Не оплачено")

Формула суммирует столбец тарифа (H) во всех строках, где имя ученика (C) равно имени в ячейке A2, а статус (I) - «Не оплачено». Протяните формулу вниз для всех учеников.

Чтобы узнать, сколько уроков открыто у каждого ученика, в столбце C:

=COUNTIFS(Лист1!C:C, A2, Лист1!I:I, "Не оплачено")

Пример (цифры только для примера): у Ноа в таблице три индивидуальных урока по 150 ₪ и два групповых по 100 ₪, и ни один не оплачен. SUMIFS вернёт 650, а COUNTIFS вернёт 5. Когда Ронит платит за первые три, вы меняете их статус на «Оплачено», заполняете дату оплаты, и долг автоматически снижается до 200.

Хотите долг по месяцам? Добавьте в формулу условие по столбцу даты или используйте сводную таблицу с именем ученика в строках, месяцем в столбцах и суммой тарифа в значениях и отфильтруйте по «Не оплачено».

Рабочие привычки, которые сохраняют таблицу верной

Хорошая формула не поможет, если данные неверны. Три привычки решают дело:

Запись в тот же день. Откройте файл сразу после урока и добавьте строку. Если это невозможно, хотя бы сделайте заметку в телефоне и перенесите в таблицу в тот же вечер. Урок, записанный через неделю, - это урок, который могли забыть.

Обновление оплаты в день получения. Когда приходит перевод, смените статус на «Оплачено» и заполните дату оплаты, ещё до выдачи квитанции. Если родитель оплатил часть уроков, обновляйте только оплаченные строки.

Ежемесячная проверка. Раз в месяц, перед отправкой расшифровки родителям, отфильтруйте столбец статуса по «Не оплачено» и просмотрите строки. Ищите три вещи: имена с разным написанием, групповой урок, где тариф не соответствует числу участников, и отменённый урок, оставшийся в таблице как долг. Десять минут проверки избавляют от неприятного разговора с родителем.

Резервная копия. Если файл хранится только на одном компьютере, одна неисправность стирает год записей. Хранение в облаке или хотя бы еженедельная копия обязательны.

Где Excel ломается

Excel - отличный инструмент, и многие преподаватели работают с ним годами. Но есть четыре места, где он начинает стоить денег.

1. Телефон. Легче всего записать урок сразу, когда он закончился, а в этот момент в руке телефон, а не компьютер. Правка широкой таблицы на маленьком экране с выпадающими списками и формулами медленна и чревата ошибками. Знакомый результат: «запишу вечером», а вечером этого уже не происходит.

2. Несколько устройств. Файл на домашнем компьютере, копия на телефоне, версия, которую вы отправили себе по почте. Очень быстро становится неясно, какой файл актуален. Облако помогает, но всё равно легко править две копии параллельно.

3. Групповые уроки. Каждый групповой урок требует нескольких строк, верного тарифа для каждой и исправления всех, если один ученик отменил в последний момент и урок стал индивидуальным. Именно в этой точке долг одной семьи выходит неверным.

4. Забывчивость и отправка. Таблица умеет считать долг, но не готовит сообщение родителю. Чтобы отправить расшифровку, нужно отфильтровать, скопировать даты, написать и вставить в WhatsApp. С десятью учениками это уже полчаса работы каждый месяц.

Если вам знакомы два из четырёх, вероятно, пора посмотреть на приложение. В статье приложение для учёта учеников частного преподавателя: что в нём должно быть мы собрали, что проверить перед выбором.

Экспорт в Excel из Teaching: те же столбцы без ввода

В Teaching урок записывается с телефона: вы выбираете час и отмечаете, кто участвовал. Один ученик записывается как индивидуальный урок по индивидуальному тарифу, а двое и больше - как групповой урок по групповому тарифу для каждого ученика. Столбцов для заполнения и формул нет: долг каждого ученика - это сумма его неоплаченных уроков, и он виден на экране «Сбор оплаты». Если у какого-то урока была особая цена, вы изменяете её в истории, и учитывается изменённая цена. Каждое изменение сохраняется сразу, так что «старой версии» на другом телефоне нет.

А что с Excel? На экране «Сбор оплаты» есть кнопка «Экспорт в Excel». Она скачивает файл с направлением справа налево со всеми уроками, точно в тех же столбцах, что в шаблоне выше: дата, время, ученик, класс, родитель, телефон, тип, тариф, статус и дата оплаты. В столбце статуса указано «оплачено» или «не оплачено», а отменённые уроки остаются в файле со статусом «отменён» (или «отменён - переплата», если за них уже было оплачено). Тот, кто пользуется абонементами модуля «Студия», получает также отдельную вкладку «абонементы».

То есть вы можете и дальше использовать Excel для всего, что любите в нём делать: сводные таблицы, годовые итоги для бухгалтера, диаграммы. Только без ввода. А если подписка когда-либо окажется в режиме только чтения, экспорт всё равно работает: ваши данные всегда можно выгрузить.

Обратите внимание: экспорт - это учёт уроков и оплат, а не официальная книга доходов и не квитанции. О том, что нужно вести в налоговом плане частному преподавателю, мы писали в статье освобождённый предприниматель для частного преподавателя, и в любом случае стоит проверить у бухгалтера.

Полную картину процесса сбора оплаты, от установления срока оплаты до напоминания, см. в полном руководстве по сбору оплаты за индивидуальные уроки.

Написано командой Teaching · Обновлено 14 октября 2026 года.