Сбор оплаты: долги, напоминания, отметка оплаты, Excel и история

Что видно на экране

• Карточка каждого ученика с открытым долгом: имя ученика, имя родителя, сколько уроков («1 урок», «2 урока», «3 урока» и так далее) и сумма долга в шекелях.
• Если у ученика есть переплата за отменённый урок, под суммой появляется строка «Переплата за отменённый урок: ...». Переплата только показывается и не вычитается из долга.
• Если долгов нет: «Нет открытых долгов» и «Все ученики оплатили вовремя. Новый открытый долг появится здесь».
• Вверху: значок обновления («Обновить») и кнопка «Экспорт в Excel».
• Каждый, кто не оплатил урок, остаётся в списке, пока вы не отметите оплату, так что ни один долг не забудется.

Отправка напоминания об оплате родителю

На карточке ученика есть кнопки напоминаний:

• «WhatsApp» и «СМС»: появляются только если у ученика сохранён телефон родителя.
• «Эл. почта»: появляется только если сохранена почта родителя.

Что происходит при нажатии: открывается приложение для сообщений на устройстве (WhatsApp в новой вкладке, SMS или почта в приложении устройства) с готовым сообщением, в котором есть имя родителя, имя ученика, ваше имя, список неоплаченных уроков с датой, временем, типом и ценой каждого, и общая сумма долга. Вы проверяете его и сами нажимаете «отправить». Система никогда не отправляет сообщения сама.

Нет кнопки? Заполните телефон или почту родителя: «Классы» > «Изменить» на карточке ученика > «Телефон родителя» или «Почта родителя» > «Сохранить».

Если появляется ошибка «Нет контактных данных для этого канала - сначала добавьте телефон или почту родителя», заполните недостающие данные тем же способом.

Текст и язык сообщения

• Сообщение уходит на языке родителя: том, что выбран в «Язык сообщений для родителя» на карточке ученика, а если ничего не выбрано - на языке вашего приложения.
• Стандартный текст на русском в WhatsApp: «Здравствуйте, {parentName}! Это напоминание от {teacherName} об оплате уроков {studentName}: (список уроков) Итого к оплате: (сумма) Будем признательны, если вы сможете внести оплату в ближайшее время. Большое спасибо!»
• Если имени родителя нет, сообщение обращается к «уважаемому родителю». Если нет имени преподавателя, оно подписано «преподаватель».

Изменение текста сообщений

См. главу о настройках: «Ещё» > «Настройки» > «Шаблон сообщения WhatsApp», «Шаблон сообщения SMS» и «Шаблон письма». Там же есть «Восстановить по умолчанию».

Пять тегов заменяются реальными данными, и они записаны в одинарных фигурных скобках, как в стандартном тексте в поле:

• {parentName} имя родителя
• {studentName} имя ученика
• {teacherName} ваше отображаемое имя
• {lessonsList} список неоплаченных уроков
• {totalDebt} общая сумма долга

Шаблон, который вы написали сами, отправляется только родителям, чей язык совпадает с языком вашего приложения. Родители с другим языком получают переведённый шаблон системы.

Сбор оплаты и отметка оплаты

1. На карточке ученика нажмите «Отметить оплату».
2. Открывается окно «Отметка оплаты - имя ученика» со всеми неоплаченными уроками: дата, время, тип и цена. Все отмечены заранее.
3. Если ученик оплатил только часть, снимите отметки с уроков, которые не были оплачены. «Выбрать всё» отмечает или снимает отметки со всех.
4. Нажмите «Отметить как оплачено».
5. Появляется сообщение «Отмечено как оплачено», и уроки уходят из долга. Ученик, у которого не осталось долга, исчезает из списка.

Подробности:

• Отметка делается по урокам, а не по сумме. Частичной оплаты произвольной суммы не существует. Если за урок была договорена особая цена, сначала измените её в «История» > «Изменить цену».
• Цена урока фиксируется в момент отметки. Последующее изменение тарифа не изменит оплаченный урок.
• Если вы отметили по ошибке: «История» > выберите класс и ученика > «Отменить оплату» в строке урока > подтвердите. Урок возвращается в «Не оплачено» и снова попадает в сбор оплаты.
• Если отметка не удалась, появляется «Не удалось выполнить - изменение отменено», и долг возвращается как был.
• Когда аккаунт только для просмотра, кнопка «Отметить оплату» заблокирована. Смотреть и экспортировать по-прежнему можно.

Экспорт в Excel

1. На экране «Сбор оплаты» нажмите «Экспорт в Excel» (эта кнопка доступна и на экране «Заблокировано»).
2. Скачивается файл Excel со всеми уроками и учениками, включая оплаченные и отменённые уроки и учеников в архиве.

Столбцы: дата, время, ученик, класс, родитель, телефон, тип, тариф, статус, дата оплаты. Статус: «оплачено», «не оплачено», «отменено» или «отменено - переплата». Заголовки столбцов в файле на иврите, даже когда приложение на другом языке.

Экспорт доступен всегда, даже когда аккаунт заблокирован или подписка отменена. Ваши данные не удаляются.

История

Экран «История» (третья вкладка) показывает все уроки одного ученика: выберите ученика в поле «Ученик» (список можно сократить через «Класс»), и можно сузить через «Месяц». Показаны итоги «Оплачено» и «Не оплачено», а также «Переплата за отменённые уроки», когда он есть. Отсюда вы меняете цену, отмечаете оплату и отменяете её, отменяете урок, восстанавливаете его и убираете ученика с урока. Все действия описаны в главе об уроках.

Изменение тарифа и что происходит с долгом

Когда вы меняете тариф в «Настройки», система спрашивает, применить ли его и к ещё не оплаченным урокам. По умолчанию - нет: долги за уже записанные уроки остаются по старому тарифу. Подробности в главе о настройках.

Статистика: месяц в цифрах

«Ещё» > «Статистика» (или ссылка «Месяц в цифрах» вверху экрана сбора оплаты). Экран заполняется сам из уроков и оплат, которые вы уже записали; вводить ничего не нужно.

• Вверху выбирается период: «Этот месяц», «Прошлый месяц», «3 месяца» или «12 месяцев». Он сравнивается с предыдущим периодом той же длины (месяц с начала - с теми же днями прошлого месяца).
• Строки «Стоит знать»: например долг старше 3 месяцев, ученики, которые не приходили месяц (по имени, до пяти), изменение дохода, ваш самый загруженный день недели. Строка со стрелкой открывает соответствующий экран. Ученик с постоянным уроком на следующей неделе не считается «не приходившим».
• Плитки: «Получено» (деньги, отмеченные как оплаченные за период, по дню отметки; абонемент считается в день оплаты), «Открытый долг» (ровно итог экрана сбора оплаты), «Уроки» (проведённые и отменённые), «Активные ученики» (урок за последние 30 дней), «Сбор оплаты» (какая часть стоимости проведённых уроков уже оплачена и через сколько дней обычно платят) и «Зачёты», когда они есть (с именами учеников, у которых есть переплата - ученик с переплатой и без долга на экране сбора оплаты не показан).
• Графики: доход по месяцам, когда вы преподаёте (день и час), долг по давности и самые крупные долги (имя открывает экран сбора оплаты). У каждого графика есть «Показать таблицей» с теми же числами.
• Пока нет 4 недель данных, сравнения не показываются - ни в первую неделю месяца, ни относительно периода, где меньше 3 оплат (или меньше 5 уроков, для плитки уроков): маленькая выборка - не тенденция. До первого урока экран пуст и предлагает записать его.