Teaching School: ограничения для школьного расписания

Что можно сделать сегодня, а что пока нельзя

Можно:

• Зарегистрироваться и войти как школа, в том числе через «Продолжить с Google» (при регистрации сначала введите название школы). Аккаунт Google, который уже принадлежит частному преподавателю, не превращается в школу: используйте его на обычном экране входа или возьмите другой аккаунт Google для школы.
• Настроить школу: название, учебные дни, уроков в день, длительность урока и перемены.
• Добавить учителей, по одному или из файла.
• Определить классы и предметы: сколько уроков в неделю у каждого предмета в каждом классе и кто его ведёт.
• Запросить у каждого учителя его ограничения (например «не могу во вторник») по ссылке из письма, без пароля.
• Просмотреть ограничения и утвердить, исправить или отклонить каждое.
• Составить расписание, перемещать и закреплять уроки, отправить предложение учителям, учесть их замечания в следующей сборке и опубликовать.
• Вести отсутствия: учитель сообщает, что будет отсутствовать, система предлагает заменяющих, вы подтверждаете, а заменяющий отвечает по ссылке из письма.
• Получать отчёт о часах замен каждый месяц, по эл. почте и в приложении.
• Оплатить школу картой или банковским переводом, с налоговым счётом.

Пока нельзя:

• Импортировать или экспортировать в форматах систем Министерства образования. Экспорт в Excel - в собственном формате Teaching.
• Получать ответы на письма. Адреса для ответа нет, и каждый ответ даётся по ссылке.
• Составить расписание для школы, слишком большой для расчёта системой: сборка отклоняется с объяснением. Большая школа (более 400 уроков в неделю) рассчитывается, но в фоне (см. «Расписание»).

Регистрация школы

1. Откройте приложение для преподавателей (app.teaching.co.il) и на экране входа выберите вкладку «Регистрация».
2. Под «Кто регистрируется?» выберите «Школа - составление расписания». Появляется поле «Название школы».
3. Введите название школы, эл. почту и пароль (не менее 10 символов) и нажмите «Создать аккаунт».

Тот, кто регистрируется как частный преподаватель, по-прежнему получает обычное приложение для преподавателей. Тип аккаунта задаётся один раз при регистрации, и школа не видит экраны уроков и сбора оплаты (и наоборот).

Первый мастер настройки (3 шага)

1. «Ваша школа»: название школы и учебный год (необязательно). Нажмите «Далее».
2. «Учебная неделя»: отметьте учебные дни, заполните «Уроков в день» и «Длительность урока (минуты)», и при необходимости добавьте перемены через «Добавить перемену» (после какого урока и на сколько минут). Перемена возможна только после урока, который не последний. Нажмите «Далее».
3. «Что дальше»: сводка следующих шагов. Нажмите «Завершить и начать».

Всё это можно изменить позже в «Ещё».

Учителя

На экране «Учителя» есть таблица всех учителей. «Добавить учителя» открывает пустую строку для заполнения (имя, эл. почта, предметы, параллели, максимум уроков в день и роль). «Изменить» меняет строку на месте.

• Учитель без адреса эл. почты сохраняется, но запрос ему отправить нельзя. Экран предупреждает об этом.
• Один и тот же адрес не может быть у двух активных учителей школы.
• Роль «Наблюдатель» - для того, кто только смотрит: он не получает запросов и не может давать ограничения.
• «В архив» убирает учителя из списка и останавливает уже отправленные ему ссылки. Уже данные ограничения остаются. «Показать N в архиве» и «Восстановить» возвращают их.

Импорт из файла

«Импорт из файла» принимает файл CSV или лист Excel, сохранённый как CSV, в UTF-8 или Windows-1255 (ивритский Excel). До одного мегабайта и 1 000 строк.

• Строка заголовков обязательна. Известные столбцы, на иврите или английском: имя, эл. почта, телефон, предметы, параллели, максимум уроков в день. Нераспознанный столбец показывается и не импортируется.
• Перед импортом вы видите каждую строку и что с ней не так: нет имени, неверный адрес, дублирующийся адрес в файле, адрес уже есть в школе и другое. Строка с ошибкой не импортируется, а правильные строки - да.
• Кнопка «Импортировать N учителей» импортирует только показанные правильные строки.

Классы и предметы

На экране «Классы и предметы» есть таблица: строка для каждого класса и столбец для каждого предмета.

• Добавьте класс вверху: «Название класса», «Параллель» и «Добавить класс». Когда отмечено «Начать с шаблона параллели», класс создаётся с ивритом, математикой, английским, естествознанием, историей и физкультурой.
• В каждой ячейке: уроков в неделю (0 или пусто убирает предмет из класса) и кто ведёт. «Система выберет» оставляет выбор системе. В списке показаны только активные учителя с ролью учителя.
• У каждого класса может быть классный руководитель.
• «Добавить столбец» добавляет в таблицу новый предмет. «Переименовать» и «Удалить» находятся в строке класса, и удаление также удаляет предметы класса и написанные о нём ограничения.
• Каждое изменение сохраняется сразу; кнопки сохранения нет.
• «Импорт часов из Excel» загружает часы для классов из файла Excel или CSV со строкой для каждого класса и предмета. Столбцы: класс, предмет, часы, и необязательно учитель, минимальный блок и максимальный блок. Строка, которая уже есть в классе, заменяет его часы, а предмет, который файл не упоминает, остаётся как есть. Перед импортом вы видите каждую строку и её проблему (например, несуществующий класс, ненайденный учитель или дублирующаяся строка), и импортируются только правильные строки.
• «Группы и уровни» (на этом экране, когда есть классы) определяют предмет, который ведётся одновременно для нескольких классов на нескольких уровнях, например английский на уровнях 3, 4 и 5 по всей параллели. Через «Добавить группу» вы заполняете название, предмет, уроков в неделю, минимум и максимум уроков подряд, участвующие классы и уровни (название и учитель для каждого уровня). Все уровни встречаются в одни и те же уроки, каждый со своим учителем. Группа должна содержать классы одной параллели, и учитель не может вести два уровня одной группы. Если это не так, сборка говорит, что не так. Предмет, который ведётся в группе, не обновляется импортом часов.

Запрос ограничений у учителей

На экране «Учителя» отметьте учителей и нажмите «Отправить запрос ограничений (N)». Откроется окно «Запрос ограничений - получатели и язык»: каждое письмо уходит на языке получателя (по умолчанию), и язык можно изменить только для этой отправки - для всех («Один язык для всех») или для одного учителя (иврит, английский, русский, арабский или «Иврит и английский вместе»). Затем нажмите «Отправить (N)».

• Запросы можно отправлять только после подтверждения собственного адреса эл. почты школы (письмо с подтверждением приходит при регистрации). Если он ещё не подтверждён, экран говорит об этом и предлагает отправить письмо с подтверждением снова.
• Учитель получает письмо только со ссылкой. На письмо нельзя ответить.
• Ссылка личная и работает один раз. Она действует 30 дней.
• До 3 запросов в день на учителя. Все, кому запрос не был отправлен, появляются в списке с причиной (нет адреса, в архиве, наблюдатель или лимит запросов).
• На экране «Ограничения» откройте «Запросы, отправленные учителям», чтобы увидеть по каждому учителю, был ли отправлен запрос, была ли открыта ссылка и был ли дан ответ. В «Ещё» также есть список всех сообщений, которые отправила система.

Что видит учитель

Учитель нажимает на ссылку и попадает на страницу «Запрос от вашей школы». Страница не открывается сама: нужно нажать «Открыть форму». В форме:

• «Своими словами»: свободный текст, например «не могу по вторникам и предпочитаю заканчивать к 6-му уроку».
• «Дни, когда я недоступен(на)» и «Максимум уроков в день» - оба необязательны.
• «Отправить». Учитель может вернуться и добавить ещё, и всё данное показывается с его состоянием: ждёт утверждения, утверждено или не принято.

У учителя нет пароля. Уже использованная или устаревшая ссылка показывает «Эта ссылка больше не действует», и оттуда можно запросить новую ссылку на свой адрес («Отправить ссылку»). Та ссылка действует 15 минут и работает один раз. После открытия ссылки вход остаётся открытым 12 часов и ограничен этой страницей: учитель не видит ничего другого в школе.

Ограничения и утверждение

На экране «Ограничения» три вкладки: «Школа», «Учителя» и «Классы». Можно также написать ограничение самому в форме «Новое ограничение» - свободно, как вы бы его сказали.

• Для каждого ограничения рядом показаны «Что написано» и «Что поняла система», с уверенностью. При необходимости показана и часть текста, из которой взято ограничение.
• Система читает текст и предлагает, что он означает. Предложение не обязательно: ни одно ограничение не вступает в силу, пока кто-то из школы его не утвердил.
• Ограничение, в котором система не уверена или которое не поняла, помечено «Нужна проверка». Непонятое ограничение нельзя утвердить как есть: нажмите «Исправить», определите его в полях и «Сохранить и утвердить».
• «Утвердить» утверждает то, что поняла система. «Отклонить» отклоняет. Утверждённое ограничение можно отменить через «Отозвать утверждение».
• Если вы сокращаете учебный день или убираете учебный день в «Ещё», каждое ограничение, которое упоминает день или урок, которых в школе больше нет, возвращается в «Нужна проверка» с объяснением, что изменилось, даже если раньше оно было утверждено. Его нужно исправить или отклонить - утвердить как есть нельзя.
• Фильтр вверху списка: «Ждут утверждения», «Утверждённые», «Отклонённые» или «Все».
• Если сразу приходит очень много текстов, часть из них сохраняется без анализа. Их можно определить через «Исправить».

Расписание

Экран «Расписание» составляет расписание из учителей, классов, предметов и утверждённых ограничений.

• «Составить расписание» создаёт версию. Каждая сборка - новая версия, и доска может подсветить, что изменилось относительно другой версии.
• «Максимальное время расчета» задаёт, как долго система ищет. Выбор в секундах (до 50) рассчитывается на странице, и можно на ней остаться. Выбор в минутах, а также любая школа с более чем 400 уроками в неделю (группа считается один раз), рассчитывается в фоне: панель «Расчет в фоне» показывает прогресс, можно закрыть страницу и вернуться, а «Отменить расчет» останавливает его (новое расписание не сохраняется). Когда расчёт заканчивается, приходит письмо со ссылкой: «Расписание готово», или сообщение о том, что расписание не найдено, что время вышло или что расчёт не завершился.
• После фонового расчёта, который закончился расписанием, следующий фоновый расчёт можно запустить только через час (в сообщении сказано, через сколько минут). Расчёт, который не удался, был отменён или не нашёл расписания, не считается, и можно запустить снова сразу.
• Доску можно смотреть «По классам» или «По учителям». Можно перетащить урок в другое место, «Закрепить» урок, чтобы новая сборка его не передвинула, и «Открепить» позже. «Пересчитать» собирает заново и сохраняет закреплённые уроки и, насколько возможно, всё остальное.
• Таблица показывает, какие из ваших пожеланий выполнены, а какие нет, с причиной. Когда расписание невозможно, система говорит, какие ограничения конфликтуют.
• «Отправка учителям и публикация»: предложение уходит всем учителям по эл. почте. Каждый учитель открывает свою ссылку, видит предложение и может написать замечание. Замечание становится ограничением, которое ждёт вашего утверждения, и только утверждённое ограничение учитывается в следующей сборке. «Опубликовать» делает версию расписанием школы, а ранее опубликованная версия переходит в архив.
• «Экспорт в Excel» скачивает версию, лист для каждого класса и каждого учителя.

Отсутствия и замены

Для отсутствий и замен нужно опубликованное расписание. Без него экраны говорят об этом.

Сообщение об отсутствии. Учитель открывает свою ссылку на телефоне, во вкладке «Отсутствие» выбирает дату (или несколько дней), отмечает уроки, которые пропустит, или «Весь день», и нажимает «Сообщить». Можно добавить причину, которую видит только тот, кто ведёт школу. То же может сделать тот, кто ведёт школу, на экране «Замены», в форме «Сообщить об отсутствии», например когда учитель звонит. Учитель может отозвать сообщение («Отозвать сообщение»), и тогда его уроки больше не требуют замены.

Что предлагает система. Для каждого урока отсутствующего учителя система ищет учителя, который свободен в этот урок по опубликованному расписанию, не в день или час, когда он недоступен, и не достиг своего максимума уроков в день. Каждый кандидат получает баллы: ведёт тот же предмет (3), подходит для параллели (2), классный руководитель класса (2), в школе без окна (1), меньше часов замен в этом месяце (1). Предлагается кандидат с наибольшим числом баллов. При равенстве выбор всегда один и тот же. Экран показывает баллы и причины. Когда никто не свободен, урок помечается «Замена не найдена».

Что делаете вы. На экране «Замены» выберите день (стрелки или «Сегодня»). Для каждого урока:

• «Утвердить» отправляет предложение заменяющему по эл. почте. Статус становится «Ожидается ответ заменяющего».
• «Следующий кандидат» предлагает следующего по баллам. «Выбрать замену» показывает список кандидатов с причинами, и вы выбираете.
• «Подтверждено по телефону» - для заменяющего, с которым вы говорили: час подтверждается без ожидания ссылки.
• «Отменить час» отменяет замену. Заменяющий уведомляется, и час не считается в отчёте.
• Прошедший день можно посмотреть, но не изменить.

«Автоматически утверждать первое предложение» пропускает первое нажатие: первое предложение по каждому уроку сразу уходит заменяющему. Заменяющему всё равно нужно ответить, и отклонённое предложение возвращается к вам. Настройка находится на экране «Замены» и в «Ещё», в разделе «Повседневное».

Что делает заменяющий. Он получает письмо с двумя ссылками: «Да, я заменю» и «Нет, не смогу». Ссылка открывает страницу с уроком, и ничего не отправляется, пока он не нажмёт кнопку. Каждая ссылка работает один раз, и обе перестают работать, когда начинается урок. Время начала первого урока задаётся в «Ещё», «Начало первого урока». «Нет» автоматически переходит к следующему кандидату. После «да» час подтверждается, и отсутствующий учитель видит «Заменяет» с именем на своей странице. Если отсутствие отозвано или час отменён до начала урока, заменяющий, которого спросили или который сказал «да», получает письмо об отмене.

Всё, что происходит с заменой, записывается в журнал, который потом нельзя изменить или стереть: кого предложили, кто отказался, кто подтвердил и как (ссылка или телефон).

Месячный отчёт

1-го числа каждого месяца в 07:00 по израильскому времени (время можно изменить в «Ещё», «Время формирования месячного отчёта») система формирует отчёт о часах замен за закончившийся месяц и отправляет его на почту школы. Он формируется только за месяц, в котором было опубликованное расписание.

• Экран «Отчёты о заменах» перечисляет отчёты: месяц, версия, часы и отправлен ли («Отправлен», «Ещё не отправлено» или «Не удалось отправить, будет повторная попытка»).
• «Открыто» показывает сводку по учителям (сколько часов заменил каждый и итог) и подробный список уроков. «PDF» и «Excel» скачивают тот же отчёт.
• Итог всегда равен числу строк в детализации. Перед каждой отправкой система это проверяет, и если числа не сходятся, не отправляет, а о проблеме сообщается тем, кто ведёт систему.
• Отчёт окончателен и хранится. Ошибка, например час, подтверждённый по телефону после формирования отчёта, исправляется через «Сформировать исправленную версию» и примечание о том, что исправлено. Это создаёт новую версию и отправляет её, а прежняя версия остаётся как была. Экран показывает, что добавлено и убрано относительно предыдущей версии.
• На том же экране есть «Архив расписаний»: каждая версия расписания с её состоянием и скачивание каждой в виде файла Excel.
• Как только отчёт за месяц сохранён, месяц закрывается. Отсутствие, отмена или час замены с датой в этом месяце показывают диалог «Месяц уже отправлен в отчёте - добавьте примечание к исправлению». Вы пишете, что исправлено (от 3 до 1000 символов), и нажимаете «Сохранить и выпустить исправленный отчёт»: изменение сохраняется, и исправленная версия отчёта формируется и отправляется вместе с ним, так что отчёт всегда соответствует журналу. Без примечания к исправлению изменение не сохраняется. Учитель или заменяющий не может исправить отчитанный месяц.

Оплата и режим только просмотра

• Школа бесплатна до публикации первого расписания. С этого дня у вас есть 14 дней, чтобы оплатить год.
• Цена за год, платится один раз, включая НДС: до 39 учителей 2 400 шек., от 40 до 89 учителей 3 000 шек., 90 учителей и более 3 900 шек. Всё включено: решатель, письма, замены и месячный отчёт. Считаются только активные учителя: учителя с ролью наблюдателя - нет.
• Уровень определяется наибольшим числом активных учителей за период, а не числом в день оплаты: для первого платежа - со дня регистрации школы, для продления - за закончившийся год. Учитель считается в день, когда был активен, так что перевод учителей в архив за несколько дней до оплаты не снижает уровень. Учитель, добавленный по ошибке и переведённый в архив в тот же день (например, двойной импорт), не считается. Смена уровня в середине года вступает в силу при следующем продлении.
• Экран «Оплата» (ссылка в «Ещё») показывает состояние: «Бесплатно до публикации», «Ожидает оплаты» с оставшимися днями, «Оплачено» и дату, до которой оплачено, или «Только просмотр». Там же прайс-лист и список платежей с налоговым счётом для каждого.
• «Оплатить картой» открывает страницу оплаты. «Оплатить банковским переводом» выпускает налоговый счёт с суммой; как только мы увидим перевод и зафиксируем его, он отмечается как оплаченный, а до этого школа не разблокируется.
• Если 14 дней прошли без оплаты, школа переходит в режим только просмотра: опубликованное расписание остаётся открытым для просмотра, печати и экспорта, и ничего нельзя изменить (ни новых отсутствий, ни замен, ни новых сборок), пока не оплачено. Данные не удаляются. Баннер вверху каждого экрана говорит об этом и ведёт на экран «Оплата».
• Учитель, который открывает свою ссылку, не может отправить ограничение, замечание или сообщение об отсутствии, пока школа в режиме только просмотра, а нажатие заменяющего на «Да» или «Нет» не записывается. Они видят «Школа сейчас не активна - обратитесь к администратору школы». Просмотр расписания продолжает работать. Ссылка заменяющего таким нажатием не расходуется и работает после оплаты, если урок не начался.
• Если на экране «Оплата» показано тестовое уведомление, реальные деньги не движутся.
• Это не связано с тарифами частного преподавателя, которые описаны в главе о тарифах и оплате.

Приватность и данные

• Система вообще не хранит данные учеников. Она хранит учителей (имя, эл. почта, телефон, предметы и параллели), классы и предметы, ограничения (исходный текст сохраняется), расписания, отсутствия (причину, которую пишет учитель, видит только тот, кто ведёт школу), замены и отчёты.
• Каждая школа видит только свои данные, и разделение обеспечивается в самой базе данных. Учитель, получивший ссылку, видит только свою страницу.
• Учителя входят по личной ссылке из письма, без пароля. Сессия остаётся открытой 12 часов и ограничена их страницей.
• Ограничение, написанное свободным текстом, читается с помощью сервиса ИИ от Google. Текст отправляется туда на обработку и может обрабатываться за пределами Израиля. Прочтение - только предложение, и ни одно ограничение не попадает в расчёт без вашего утверждения.
• Журнал замен и месячные отчёты хранятся, и их нельзя изменить или удалить изнутри системы.
• Удаление аккаунта школы: в «Ещё» нажмите «Я хочу удалить аккаунт» и подтвердите паролем (или эл. почтой аккаунта, если он был открыт через Google). Аккаунт сразу блокируется, и ссылки учителей перестают работать. Через 30 дней все данные школы стираются навсегда: учителя, классы, расписания, отсутствия, замены и отчёты. Счета и записи об оплатах сохраняются, как требует закон, без идентифицирующих данных, и возврата за оплаченный период нет.
• Где хранятся данные и кто ещё их обрабатывает, написано в политике конфиденциальности, ссылка на которую есть внизу каждой страницы сайта.

Частые вопросы

Нужно ли учителю что-то устанавливать или регистрироваться? Нет. Достаточно ссылки, которая пришла по эл. почте.

Учитель написал что-то, чего система не понимает. Что происходит? Ограничение сохраняется с исходным текстом, помечается «Нужна проверка», и вы определяете его через «Исправить» или отклоняете.

Учитель дал ограничение по ошибке. Можно ли его удалить? Можно отклонить его через «Отклонить». Исходный текст сохраняется, но оно не вступает в силу.

А как насчёт данных другой школы? Каждая школа видит только свои данные, а учитель, получивший ссылку, видит только свою страницу.

Могу ли я составить расписание сейчас? Да. Откройте экран «Расписание» и нажмите «Составить расписание». Нужны учителя, классы, предметы и утверждённые ограничения.

Учитель забыл сообщить об отсутствии. Что делать? Сообщите за него на экране «Замены», в форме «Сообщить об отсутствии», и система сразу предложит заменяющих.

Заменяющий не ответил. Что теперь? Урок остаётся «Ожидается ответ заменяющего». Можно позвонить ему и нажать «Подтверждено по телефону» или нажать «Следующий кандидат», чтобы предложить кого-то другого. Ссылки перестают работать, когда начинается урок.

Час был подтверждён после отправки месячного отчёта. Он пропал? Отправленный отчёт остаётся как был. Месяц закрыт: подтверждение часа запрашивает примечание к исправлению и формирует исправленную версию, которая его включает.

Что будет с данными школы, если не оплатить? Ничего не удаляется. Школа в режиме только просмотра, и опубликованное расписание можно по-прежнему смотреть, печатать и экспортировать.

Моя школа большая, и сборка не завершается на странице. Что делать? Выберите «Максимальное время расчета» в минутах. Расчёт идёт в фоне, можно закрыть страницу, и письмо придёт, когда он закончится. Если сказано, что расписание не найдено, ослабьте одно из ограничений или дайте больше времени.

Я запустил(а) фоновый расчёт и не могу запустить другой. Почему? После фонового расчёта, который закончился расписанием, следующий можно запустить только через час. В сообщении сказано, через сколько минут. Расчёт, который не удался, был отменён или не нашёл расписания, не считается.

Учитель пишет, что видит «Школа сейчас не активна». Что это? Школа в режиме только просмотра, потому что не оплачена. Чтобы разблокировать, оплатите на экране «Оплата». Отправлять учителям новые ссылки не нужно.

Можно ли перестать использовать учителя, не удаляя его? Да, «В архив». Он уходит из списка, его ссылки перестают работать, а данные им ограничения остаются. Его можно восстановить.