העמוד הזה מסביר איך בונים מערכת שעות, מה לעשות כשאי אפשר לבנות אותה, איך שולחים אותה למורים ומפרסמים. תצוגות והדפסה מוסברות בעמוד נפרד.
מערכת השעות
במסך "מערכת שעות" בונים את המערכת מהמורים, הכיתות, המקצועות והאילוצים המאושרים.
- "בנו מערכת" יוצר גרסה. כל בנייה היא גרסה חדשה, והלוח יכול להדגיש מה השתנה לעומת גרסה אחרת.
- "זמן חישוב מרבי" קובע כמה זמן המערכת מחפשת. בחירה בשניות (עד 50) מחשבת בעמוד, ואפשר להישאר בו. בחירה בדקות, וכל בית ספר שיש בו מעל 400 שיעורים בשבוע (הקבצה נספרת פעם אחת), מחושבות ברקע: מופיע הפאנל "חישוב ברקע" עם התקדמות, אפשר לסגור את העמוד ולחזור אליו, ו"ביטול החישוב" עוצר אותו (בלי לשמור מערכת חדשה). כשהחישוב נגמר נשלח מייל עם קישור: "המערכת מוכנה", או הודעה שלא נמצאה מערכת, שהזמן נגמר או שהחישוב לא הסתיים.
- אחרי חישוב ברקע שהסתיים במערכת, אפשר להפעיל חישוב ברקע נוסף רק כעבור שעה (ההודעה אומרת בעוד כמה דקות). חישוב שנכשל, בוטל או לא מצא מערכת לא נספר, ואפשר להפעיל שוב מיד.
- אפשר לראות את הלוח "לפי כיתה" או "לפי מורה". אפשר לגרור שיעור למקום אחר, "נעילה" של שיעור כדי שבנייה חדשה לא תזיז אותו, ו"שחרור נעילה" אחר כך. "חשבו מחדש" בונה שוב ושומר את השיעורים הנעולים ובמידת האפשר גם את כל השאר.
- טבלה מראה אילו מהרצונות שלכם התקיימו ואילו לא, עם הסיבה. כשאי אפשר לבנות מערכת, המערכת אומרת אילו אילוצים סותרים.
- "שליחה למורים ופרסום": ההצעה נשלחת לכל המורים במייל. כל מורה פותחת את הקישור שלה, רואה את ההצעה ויכולה לכתוב הערה. הערה הופכת לאילוץ שממתין לאישור שלכם, ורק אילוץ מאושר נכנס לבנייה הבאה. "פרסום" הופך את הגרסה למערכת של בית הספר, והגרסה שפורסמה קודם עוברת לארכיון.
- "ייצוא ל-Excel" מוריד גרסה, גיליון לכל כיתה ולכל מורה.
הכלל "בלי חלונות לכיתות"
ב"עוד", תחת "שבוע הלימודים", יש את הכלל "בלי חלונות לכיתות": כיתה לא נשארת עם שעה פנויה באמצע היום. אם בגללו אי אפשר לבנות מערכת, מכבים אותו. חלונות יהיו נדירים, אבל יתאפשרו.
גרסאות ולוח המערכת
- כל גרסה במצב אחד: טיוטה, נשלחה למורים, מפורסמת או בארכיון. לצד הגרסה כתוב מה יצר אותה: חישוב חדש, שינוי ידני או הערות המורים. "העברה לארכיון" אפשרית לטיוטה ולהצעה, ומפרסמים גרסה אחרת כדי להעביר את המפורסמת לארכיון.
- שורת הנתונים מראה כמה שיעורים יש, כמה משאלות לא התמלאו וכמה זמן נמשך החישוב. הערה "נמצאה מערכת טובה, לא הוכח שזו הטובה ביותר" פירושה שהמערכת עצרה כשנגמר הזמן ולא הוכיחה שאין טובה ממנה.
- שיעור שהמורה שלו עוד לא נקבע מוצג "המורה ייקבע בחישוב": הבחירה הושארה לחישוב.
- "חשבו מחדש" מחשב שוב ושומר את השיעורים הנעולים ובמידת האפשר גם את כל השאר. "חשבו מערכת חדשה מאפס" מתחיל מאפס, ונפתח חלון שאומר שיש שיעורים נעולים: "להשאיר את הנעילות" או "מאפס, בלי נעילות".
- "ביטול השינויים" מבטל את כל השינויים שממתינים לחישוב.
כשאי אפשר לבנות מערכת
הלוח אומר שאי אפשר לבנות מערכת עם הכללים האלה, ומראה את הקבוצה הקטנה ביותר של כללים שסותרים. ההסבר נכתב על ידי מודל שפה ונבדק מול הרשימה, או שהוא הסבר קבוע של המערכת, וכתוב לצדו איזה מהשניים. כל כלל ברשימה הוא מסוג אילוץ, שיעור נעול, מקסימום השעות ביום של מורה או כלל של בית הספר, ומשחררים או משנים אחד מהם כדי לנסות שוב.
כשהבעיה היא במבנה, ההודעה אומרת מה לשנות:
- הקבצה כוללת כיתות משכבות שונות: משאירים בהקבצה כיתות מאותה שכבה.
- מורה שנקבע לשיעור אינו זמין בכל השבוע: משחררים את אילוץ חוסר הזמינות או בוחרים מורה אחר.
- אין מורה למקצוע: מוסיפים מורה שמלמד אותו, או מגדירים מורה בתא של הכיתה.
- מורה אחת נקבעה לשתי רמות של אותה הקבצה: בוחרים מורה אחרת לאחת הרמות.
- לכיתה יש יותר שיעורים ממקומות בשבוע: מורידים שעות או מוסיפים שיעורים ביום ב"עוד".
- למורה יש יותר שיעורים ממה שהיא יכולה ללמד: מעבירים שיעורים למורה אחרת או מעלים את מקסימום השעות ביום שלה.
בטבלה "מה התקיים ומה לא", בעמודה "סיבה", המערכת מסבירה למה אילוץ לא התקיים או לא יושם, למשל שהמקצוע לא נמצא באף כיתה, שלכיתה אין מחנכת, שחדר משותף צריך מקצוע או שהמערכת עוד לא יודעת ליישם אילוץ מהסוג הזה.
בנייה, שליחה ופרסום, צעד אחר צעד
- במסך "מערכת שעות" בוחרים "זמן חישוב מרבי" ולוחצים "בנו מערכת". נוצרת גרסה חדשה.
- בטבלה "מה התקיים ומה לא" בודקים אילו אילוצים לא התקיימו ולמה.
- כדי לשנות: לוחצים על שיעור ואז "העברה" ובוחרים תא אחר, או "נעילה" כדי לקבע אותו. אפשר גם לגרור שיעור לתא אחר.
- מעל הלוח רואים כמה שינויים ממתינים לחישוב וכמה שיעורים יחפשו מקום חדש. "חשבו מחדש" מחשב לפי השינויים.
- "סמנו מה השתנה לעומת גרסה" מדגיש בלוח את התאים שהשתנו.
- כשמוכנים לוחצים "שליחה למורים", בוחרים את שפת המכתב ולוחצים "שליחה לכל המורים".
- תחת "מי קיבלה ומי הגיבה" רואים מי קיבלה, מי פתחה ומי כתבה הערה. הערה נכנסת לבנייה הבאה רק אחרי שמאשרים את האילוץ שלה במסך "אילוצים". אחר כך לוחצים "חשבו מחדש לפי ההערות". הערה שלא צריכה להיכנס מקבלת "דחיית ההערה".
- לוחצים "פרסום" ומאשרים. הגרסה הופכת למערכת של בית הספר, והמפורסמת הקודמת עוברת לארכיון. בפרסום הראשון מתחילים 14 הימים לתשלום.