העמוד הזה מרכז את הדוח החודשי של שעות מילוי המקום, את התשלום ואת מה שנשמר במערכת.
הדוח החודשי
ב-1 לכל חודש, ב-07:00 בשעון ישראל (אפשר לשנות את השעה ב"עוד", "שעת בניית הדוח החודשי"), המערכת בונה דוח של שעות מילוי המקום של החודש שחלף ושולחת אותו למייל של בית הספר. הוא נבנה רק לחודש שהייתה בו מערכת שעות מפורסמת.
- המסך "דוחות מילוי מקום" מציג את הדוחות: חודש, גרסה, שעות והאם נשלח ("נשלח", "עוד לא נשלח" או "השליחה נכשלה, ננסה שוב").
- "פתיחה" מראה את הסיכום לפי מורה (כמה שעות כל מחליפה כיסתה, וסך הכול) ואת רשימת השיעורים בפירוט. "PDF" ו-"Excel" מורידים את אותו דוח.
- הסך הכול תמיד שווה למספר השורות בפירוט. לפני כל שליחה המערכת בודקת זאת, ואם המספרים לא תואמים היא לא שולחת, והתקלה מדווחת למי שמפעיל את המערכת.
- דוח הוא סופי ונשמר. טעות, למשל שעה שאושרה בטלפון אחרי שהדוח נבנה, מתקנים ב"בניית גרסה מתוקנת" עם הערה על מה שתוקן. זה יוצר גרסה חדשה ושולח אותה, והגרסה הקודמת נשארת כפי שהייתה. המסך מראה מה נוסף ומה הוסר ביחס לגרסה הקודמת.
- באותו מסך יש "ארכיון מערכות השעות": כל גרסה של מערכת השעות, עם המצב שלה, והורדה של כל אחת כקובץ Excel.
- אחרי שדוח של חודש נשמר, החודש נעול. היעדרות, ביטול או שעת מילוי מקום בתאריך בחודש הזה מציגים את הדיאלוג "החודש כבר דווח - הוסיפו הערת תיקון". כותבים מה תוקן (3 עד 1000 תווים) ולוחצים "שמירה והפקת דוח מתקן": השינוי נשמר וגרסה מתוקנת של הדוח נבנית ונשלחת יחד, כך שהדוח תמיד תואם את היומן. בלי הערת תיקון השינוי לא נשמר. מורה או מחליף אינם יכולים לתקן חודש שדווח.
תשלום וקריאה בלבד
- בית ספר חינם עד שמפורסמת מערכת השעות הראשונה. מאותו יום יש 14 ימים לשלם על השנה.
- המחיר הוא לשנה, משולם פעם אחת, כולל מע"מ: עד 39 מורים 2,400 ש"ח, 40 עד 89 מורים 3,000 ש"ח, 90 מורים ומעלה 3,900 ש"ח. הכל כלול: הפותר, המיילים, מילוי המקום והדוח החודשי. רק מורים פעילים נספרים: מורים בתפקיד צופה לא.
- מחיר אחד לכל בית הספר: מערכת שעות לכל הכיתות והמורים יחד, בלי הגבלה על מספר הכיתות או מספר ההרצות.
- המדרגה נקבעת לפי המספר הגבוה ביותר של מורים פעילים בתקופה, לא לפי מספר המורים ביום התשלום: בחיוב הראשון מיום ההרשמה של בית הספר, ובחידוש מהשנה שהסתיימה. מורה נספר ביום שבו היה פעיל, ולכן העברה לארכיון בימים שלפני התשלום לא מורידה מדרגה. מורה שנוסף בטעות והועבר לארכיון באותו יום (למשל ייבוא כפול) לא נספרת. מעבר מדרגה באמצע שנה נכנס לתוקף בחידוש הבא.
- המסך "תשלום" (קישור ב"עוד") מראה את המצב: "בלי חיוב עד הפרסום", "ממתין לתשלום" עם הימים שנשארו, "שולם" והתאריך שעד אליו שולם, או "קריאה בלבד". יש בו גם את המחירון ואת רשימת החיובים עם חשבונית מס לכל אחד.
- "תשלום בכרטיס אשראי" פותח את דף התשלום. "תשלום בהעברה בנקאית" מנפיק חשבונית מס עם הסכום; כשרואים את ההעברה ורושמים אותה היא מסומנת כשולמה, ועד אז בית הספר לא משוחרר.
- אם עברו 14 ימים בלי תשלום, בית הספר הופך לקריאה בלבד: מערכת השעות המפורסמת נשארת פתוחה לצפייה, להדפסה ולייצוא, ואי אפשר לשנות דבר (אין היעדרויות חדשות, אין מילוי מקום, אין בנייה חדשה) עד שמשלמים. שום מידע לא נמחק. פס בראש כל מסך אומר זאת ומוביל למסך "תשלום".
- גם מורה שפותחת את הקישור שלה לא יכולה לשלוח אילוץ, הערה או דיווח היעדרות בזמן קריאה בלבד, ומחליף שלוחץ "כן" או "לא" לא נרשם. הם רואים "בית הספר אינו פעיל כרגע, פנו למנהל/ת". הצפייה במערכת ממשיכה לעבוד. קישור של מחליף לא נשרף בלחיצה כזו ויעבוד אחרי התשלום, אם השיעור עוד לא התחיל.
- אם במסך "תשלום" מופיעה הודעת בדיקה, שום כסף אמיתי לא זז.
- אין לזה קשר למסלולים של מורה פרטי, שמתוארים בפרק על מסלולים וחיוב.
פרטיות ונתונים
- אין במערכת נתוני תלמידים כלל. נשמרים מורים (שם, דואר אלקטרוני, טלפון, מקצועות ושכבות), כיתות ומקצועות, אילוצים (הטקסט המקורי נשמר), מערכות שעות, היעדרויות (הסיבה שמורה כותבת נראית רק למי שמנהל את בית הספר), מילוי מקום ודוחות.
- כל בית ספר רואה רק את הנתונים שלו, וההפרדה נאכפת במסד הנתונים עצמו. מורה שקיבלה קישור רואה רק את הדף שלה.
- מורים נכנסים בקישור אישי במייל, בלי סיסמה. החיבור נשאר פתוח 12 שעות ומוגבל לדף שלה.
- אילוץ שנכתב בטקסט חופשי נקרא בעזרת שירות בינה מלאכותית של Google. הטקסט נשלח לעיבוד שם, ועשוי להיות מעובד מחוץ לישראל. הפירוש הוא הצעה בלבד, ושום אילוץ לא נכנס לחישוב בלי אישור שלכם.
- יומן מילוי המקום והדוחות החודשיים נשמרים ואי אפשר לשנות או למחוק אותם מתוך המערכת.
- מחיקת חשבון בית הספר: ב"עוד" לוחצים "אני רוצה למחוק את החשבון" ומאשרים בסיסמה (או בכתובת הדואר האלקטרוני של החשבון, אם נפתח דרך Google). החשבון ננעל מיד, והקישורים של המורים מפסיקים לעבוד. 30 ימים אחרי כן כל נתוני בית הספר נמחקים לצמיתות: המורים, הכיתות, מערכות השעות, ההיעדרויות, ההחלפות והדוחות. חשבוניות ורישומי תשלום נשמרים כנדרש בחוק, בלי פרטים מזהים, ואין החזר כספי על תקופה ששולמה.
- איפה הנתונים מאוחסנים ומי עוד מעבד אותם כתוב במדיניות הפרטיות, שהקישור אליה בתחתית כל עמוד באתר.