העמוד הזה מסביר איך מטפלים במורה שנעדרת ובמחליף שמחפשים לה. הוא דורש מערכת שעות מפורסמת.
היעדרויות ומילוי מקום
היעדרויות ומילוי מקום דורשים מערכת שעות מפורסמת. בלעדיה המסכים אומרים זאת.
דיווח על היעדרות. המורה פותחת את הקישור שלה בטלפון, בלשונית "היעדרות" בוחרת תאריך (או כמה ימים), מסמנת את השיעורים שתחסיר (בלי לסמן אף שיעור הטופס כותב "כל היום") ולוחצת "דיווח". אפשר להוסיף סיבה שרק מי שמנהל את בית הספר רואה. אותו דבר אפשר לעשות מהמסך "מילוי מקום", בטופס "דיווח על היעדרות", למשל כשמורה מתקשרת. מורה יכולה לקחת דיווח בחזרה ("ביטול הדיווח"), ושיעוריה כבר לא צריכים מחליף.
מה המערכת מציעה. לכל שיעור של המורה הנעדרת המערכת מחפשת מורה שפנויה באותה שעה לפי המערכת המפורסמת, שאינה ביום או בשעה שבהם היא לא זמינה, ושלא הגיעה למקסימום השעות שלה ליום. כל מועמדת מקבלת נקודות: מלמדת את אותו מקצוע (3), מוסמכת לשכבה (2), מחנכת הכיתה (2), בבית הספר בלי חלון (1), פחות שעות מילוי מקום החודש (1). המועמדת עם הכי הרבה נקודות מוצעת. בשוויון הבחירה היא תמיד אותה בחירה. המסך מראה את הציון ואת הסיבות. כשאין אף מורה פנויה השיעור מסומן "אין מחליף".
מה אתם עושים. במסך "מילוי מקום" בוחרים יום (בחצים או ב"היום"). לכל שיעור:
- "אישור ההצעה" שולח את ההצעה למחליף במייל. המצב הופך ל"ממתין לתשובת המחליף".
- "הצעה הבאה" מציעה את הבאה בציון. "בחירת מחליף" מראה את רשימת המועמדים עם הסיבות, ואתם בוחרים.
- "אושר בטלפון" למחליף שדיברתם איתו: השעה מאושרת בלי לחכות לקישור.
- "ביטול השעה" מבטל מילוי מקום. המחליף מקבל הודעה, והשעה לא נכללת בדוח.
- יום שעבר אפשר לראות ואי אפשר לשנות.
"אישור אוטומטי של ההצעה הראשונה" מדלג על הלחיצה הראשונה: ההצעה הראשונה לכל שיעור נשלחת למחליף מיד. המחליף עדיין צריך לענות, והצעה שנדחתה חוזרת אליכם. ההגדרה במסך "מילוי מקום" וב"עוד", תחת "היום-יום".
מה המחליף עושה. הוא מקבל מייל עם שני קישורים: "כן, אני מחליף/ה" ו"לא מתאים". הקישור פותח דף שמראה את השיעור, ושום דבר לא נשלח עד שהוא לוחץ על הכפתור "כן, אחליף" או "לא, לא אוכל". כל קישור עובד פעם אחת, ושניהם מפסיקים לעבוד בתחילת השיעור. שעת תחילת השיעור הראשון נקבעת ב"עוד", "תחילת השיעור הראשון". "לא" מעביר אוטומטית למועמד הבא. אחרי "כן" השעה מאושרת, והמורה הנעדרת רואה "מחליף:" עם השם בדף שלה. אם ההיעדרות נלקחת בחזרה או השעה מבוטלת לפני תחילת השיעור, מחליף שהתבקש או ענה "כן" מקבל מייל ביטול.
כל מה שקורה למילוי מקום נרשם ביומן שאי אפשר לשנות או למחוק אחר כך: מי הוצעה, מי סירבה, מי אישרה ואיך (קישור או טלפון).
עוד על היעדרויות
- אפשר לדווח על כמה ימים בבת אחת. יש הגבלה על מספר הימים, וההודעה אומרת מהי. בתאריכים שבהם למורה אין שיעורים במערכת, הדיווח נרשם והמסך אומר באילו תאריכים.
- במסך "מילוי מקום" רואים את מי שנעדר ביום שנבחר, את השיעורים שצריכים מחליף ושורת ספירה: כמה מאושרים, כמה ממתינים וכמה בלי מחליף. מתחתיהם רשימת ההיעדרויות בימים הבאים.
- מי שמנהל את בית הספר יכול ללחוץ "ביטול ההיעדרות". מילוי המקום שכבר אושר מבוטל, והמחליפים מקבלים הודעה.
- המורה שנעדרת רואה בדף שלה את ההיעדרות ואת השם של המחליף. המחליף רואה את השיעור גם בשבוע שלו.
- "תחילת השיעור הראשון" ב"עוד" קובע מתי הקישורים של המחליף פוקעים, ולכן כדאי שהיא תהיה נכונה.
מילוי מקום, צעד אחר צעד
- מורה שהתקשרה: במסך "מילוי מקום" ממלאים את הטופס "דיווח על היעדרות": בוחרים מורה ותאריך (או כמה ימים), "כל היום" או שיעורים מסוימים, ולוחצים "דיווח והצעת מחליפים".
- מורה שמדווחת בעצמה: פותחת את הקישור שלה בטלפון, ובלשונית "היעדרות" בוחרת תאריך ושיעורים.
- בוחרים יום בחצים או ב"היום". לכל שיעור רואים מחליף מוצע, ציון והסיבות.
- לוחצים "אישור ההצעה". ההצעה נשלחת למחליף והמצב הופך ל"ממתין לתשובת המחליף".
- אפשר "הצעה הבאה", או "בחירת מחליף" ואז "בחירה" ליד מי שנבחרת.
- מחליף שדיברתם איתו: לוחצים "אושר בטלפון".
- המחליף מקבל מייל ופותח את הקישור "כן, אני מחליף/ה" או "לא מתאים". בדף שנפתח הוא לוחץ "כן, אחליף" או "לא, לא אוכל". "לא" מעביר למועמד הבא. אחרי "כן" המצב הופך ל"מאושר".
- שיעור שאין לו מחליף מסומן "אין מחליף". "ביטול השעה" מבטל מילוי מקום קיים. אפשר גם להפעיל "אישור אוטומטי של ההצעה הראשונה".